Musikhochschule: So gelingt jede Ausschreibung für einen Webrelaunch

Das Projekt

Herbst 2022 - Der letzte Relaunch war noch in "guter" Erinnerung. Diesmal sollte es anders laufen. Fokussiert und zeitlich gebündelt - und so war es möglich in nur 12 Wochen den Anforderungsprozeß bis hin zur fertigen Ausschreibung durchzuführen. Einem ersten intensiven virtuellen Workshop folgte ein real durchgeführtes World Café mit der Hochschulgemeinde. Diese Ergebnisse bildeten dann die Grundlage, um mit der Arbeitsgruppe des ersten Workshops in einer weiteren Runde alle Anforderungen genau zu beschreiben. Die finalen Ausschreibungsunterlagen gingen noch im Dezember online und bereits Anfang Februar stand der neue Dienstleister fest.

Zahlen, Daten & Fakten

Wochen vom Initialworkshop zur Auftragsvergabe

TeilnehmerInnen am World Café

TeilnehmerInnen in der Arbeitsgruppe

Meilensteine

Projektdefinition
Gemeinsamer Workshop mit Kernteam der Hochschule.
World Cafe
World Cafe Format mit über 30 TeilnehmerInnen zu den 8 wichtigsten Themen.
Verdichtung der Anforderungen
Ausarbeitung von Produktvision, Stakeholderanalyse, Epicbildung, Qualitätsbedingungen und Gestaltungsvorgaben mit der Kernarbeitsgruppe
Formulierung der Ausschreibung
Erstellung der finalen Ausschreibungsunterlage innerhalb von zwei Wochen.
Bewertung der Angebote
Analyse der Angebote und Bewertung der Dienstleister.
Begleitung bei der Umsetzung
Erstellung von User Stories, Koordinierung der Agentur und Beratung bei der Kommunikation.

Meinung

Effizientes und immerzu lösungsorientiertes Denken standen bei Magnus Schubert neben seiner sachlich nüchternen Analyse, komplexe Sachverhalte so auf den Punkt zu bringen, dass sie eine breite Akzeptanz innerhalb der Hochschule finden. Er hat es geschafft, Denkmuster zu entschärfen und uns als Hochschule stets den Spiegel vorzuhalten. Somit wurde das Projekt von Anfang an mit einer starken Stringenz in Angriff genommen, sodass die Vorbereitung eines Relaunch nicht zu einem Frustrationserlebnis, sondern zu einem sehr kommunikativen Prozess ausgestaltet wurde, der jede Menge Spaß gemacht hat.